Kiểm tra chi phí phụ và hóa đơn: nhận biết sai sót và phản hồi đúng hạn
Ngoài tiền thuê cơ bản, người thuê thường phải trả chi phí phụ cho nước, sưởi, rác, vệ sinh tòa nhà và những dịch vụ vận hành khác. Nếu hợp đồng quy định khoản tạm ứng, người cho thuê thường phải lập hóa đơn hằng năm.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ biết khoản nào có thể được tính, hóa đơn cần có những thông tin gì, thời hạn nào phải chú ý, cách kiểm tra chi phí sưởi và phải làm gì khi có khoản truy thu hoặc phát hiện sai sót.
Thông tin quan trọng
Hãy phân biệt khoản tạm ứng chi phí phụ và khoản cố định. Với khoản tạm ứng, thông thường sẽ có hóa đơn hằng năm; với khoản cố định, thường không có quyết toán riêng trừ khi hợp đồng hoặc pháp luật quy định khác.
- So sánh kỳ quyết toán với thời gian bạn thực sự thuê căn hộ.
- Kiểm tra tổng chi phí, cách phân bổ và các khoản tạm ứng đã trả.
- Yêu cầu xem hóa đơn, hợp đồng dịch vụ và chứng từ làm cơ sở tính.
- Ghi lại ngày nhận hóa đơn để không bỏ lỡ thời hạn phản đối.
- Không tự ý ngừng thanh toán toàn bộ tiền thuê khi chưa được tư vấn.
Người cho thuê phải cho người thuê xem các chứng từ làm cơ sở cho hóa đơn khi được yêu cầu. Chứng từ cũng có thể được cung cấp dưới dạng điện tử.
Nếu hóa đơn có khoản truy thu lớn hoặc khó hiểu, hãy phản hồi bằng văn bản, yêu cầu giải thích và tìm tư vấn trước khi tự ý giảm hoặc giữ lại tiền.
Những khoản nào được xem là chi phí phụ?
Chỉ những chi phí vận hành thường xuyên đã được thỏa thuận trong hợp đồng và được pháp luật cho phép mới có thể được chuyển cho người thuê.
- Thuế bất động sản và một số khoản phí công cộng liên quan đến tòa nhà.
- Nước, thoát nước, sưởi và nước nóng.
- Thang máy, thu gom rác, vệ sinh đường phố và vệ sinh tòa nhà.
- Chăm sóc vườn, chiếu sáng khu vực chung và bảo hiểm tòa nhà được phép tính.
- Người trông coi tòa nhà trong phạm vi các công việc vận hành được phép.
Chi phí quản lý, sửa chữa và bảo trì do hư hỏng thông thường không phải là chi phí phụ có thể chuyển cho người thuê. Nếu một hóa đơn có cả công việc vận hành và sửa chữa, phần sửa chữa phải được tách ra.
Mục “chi phí vận hành khác” chỉ có thể được tính nếu loại chi phí cụ thể được nêu đủ rõ trong hợp đồng thuê.
Hóa đơn chi phí phụ cần có những thông tin nào?
Một hóa đơn dễ kiểm tra phải cho thấy tổng chi phí được tính như thế nào và phần của căn hộ bạn được xác định ra sao.
- Kỳ quyết toán, thường không dài hơn mười hai tháng.
- Tổng chi phí của từng loại chi phí.
- Khóa phân bổ, ví dụ theo diện tích, số người, số căn hộ hoặc mức tiêu thụ.
- Phần chi phí được tính cho căn hộ của bạn.
- Tổng các khoản tạm ứng bạn đã trả trong kỳ.
- Kết quả cuối cùng: khoản phải trả thêm hoặc số tiền được hoàn lại.
Hãy so sánh diện tích căn hộ, số tháng thuê và các khoản tạm ứng với hợp đồng, sao kê ngân hàng và hóa đơn năm trước.
Nếu một khoản tăng mạnh, hãy yêu cầu xem chứng từ và giải thích nguyên nhân, ví dụ giá năng lượng, thay đổi nhà cung cấp hoặc cách phân bổ.
Những thời hạn nào cần chú ý?
Ngày kết thúc kỳ quyết toán và ngày bạn nhận được hóa đơn quyết định những thời hạn quan trọng.
- Người cho thuê phải gửi hóa đơn trong vòng mười hai tháng sau khi kỳ quyết toán kết thúc.
- Nếu hóa đơn đến muộn, người cho thuê thường không còn quyền yêu cầu trả thêm, trừ khi việc chậm trễ không do họ chịu trách nhiệm.
- Số tiền người thuê được hoàn lại vẫn phải được thanh toán kể cả khi hóa đơn đến muộn.
- Người thuê thường phải nêu phản đối trong vòng mười hai tháng kể từ khi nhận hóa đơn.
- Yêu cầu xem chứng từ càng sớm càng tốt và lưu ngày gửi yêu cầu.
- Kiểm tra thời hạn thanh toán ghi trong thư, nhưng không coi thời hạn đó là lý do để bỏ qua việc kiểm tra.
- Nếu hóa đơn đến muộn, lưu phong bì hoặc bằng chứng về ngày nhận.
- Không để thư yêu cầu thanh toán hoặc thư nhắc nợ chưa được trả lời.
- Tìm tư vấn trước khi thời hạn phản đối kết thúc nếu hóa đơn phức tạp.
Hãy phản đối bằng văn bản và nêu rõ những mục cần kiểm tra. Có thể bổ sung lý do sau khi đã xem chứng từ nếu vẫn còn trong thời hạn. Nếu không chắc liệu có phải thanh toán ngay khoản đang tranh chấp hay không, hãy tìm tư vấn về thuê nhà vì việc giữ lại tiền phụ thuộc vào trường hợp cụ thể.
Kiểm tra chi phí sưởi, nước nóng và chi phí CO₂ như thế nào?
Chi phí sưởi và nước nóng chịu các quy tắc riêng và thường chiếm phần lớn khoản truy thu.
- So sánh số đo đầu kỳ, cuối kỳ và mức tiêu thụ với năm trước.
- Kiểm tra số căn hộ, diện tích và thời gian sử dụng được ghi đúng hay không.
- Kiểm tra phần chi phí được tính theo tiêu thụ và phần được tính theo diện tích.
- Đối với hệ thống sưởi trung tâm, thông thường từ 50 đến 70 phần trăm chi phí sưởi phải được phân bổ theo mức tiêu thụ đã đo.
- Đối với nước nóng trung tâm, thông thường từ 50 đến 70 phần trăm chi phí cũng được phân bổ theo mức tiêu thụ.
- Kiểm tra giá nhiên liệu, chi phí giao hàng, vận hành hệ thống và các khoản đo đếm.
- Kiểm tra hóa đơn có ghi phần chi phí CO₂ của người thuê, mức xếp loại tòa nhà và cơ sở tính hay không.
- Yêu cầu giải thích khi số đo ước tính, thiết bị bị hỏng hoặc mức tiêu thụ tăng bất thường.
Nếu người cho thuê không xác định phần chi phí CO₂ hoặc không ghi những thông tin bắt buộc, pháp luật quy định quyền giảm ba phần trăm phần chi phí sưởi được tính cho người thuê. Trước khi thực hiện, nên kiểm tra trường hợp cụ thể.
Không so sánh chỉ dựa trên số tiền. Mùa đông lạnh hơn, giá năng lượng và thời gian sử dụng khác nhau có thể làm chi phí thay đổi dù mức tiêu thụ gần giống nhau.
Làm gì khi có khoản truy thu, số dư được hoàn lại hoặc sai sót?
Hãy kiểm tra có hệ thống và phản hồi bằng văn bản thay vì chỉ gọi điện.
- Đánh dấu khoản chi phí, số tiền hoặc khóa phân bổ mà bạn cho là sai.
- Yêu cầu xem chứng từ và lưu bằng chứng đã gửi yêu cầu.
- Gửi phản đối trong thời hạn và yêu cầu sửa hóa đơn nếu cần.
- Nếu có số dư được hoàn lại, yêu cầu chuyển tiền hoặc bù trừ minh bạch.
- Nếu khoản truy thu đúng nhưng quá lớn, hãy đề nghị thỏa thuận trả góp bằng văn bản.
- Tìm tư vấn sớm nếu có nguy cơ nợ tiền thuê, bị nhắc nợ hoặc bị đe dọa chấm dứt hợp đồng.
Sau một hóa đơn đúng, các khoản tạm ứng hằng tháng có thể được điều chỉnh đến mức hợp lý. Hãy yêu cầu cách tính rõ ràng và kiểm tra khả năng chi trả của hộ gia đình.
Không ký xác nhận rằng hóa đơn hoàn toàn đúng nếu bạn chưa xem chứng từ. Giữ hóa đơn, thư phản đối, chứng từ và mọi câu trả lời trong cùng một hồ sơ.
Liên kết chính thức và thông tin thêm
Các quy định chính thức sau giải thích thời hạn, quyền xem chứng từ, các loại chi phí được phép tính, cách phân bổ chi phí sưởi và phần chi phí CO₂.
- § 556 Bộ luật Dân sự Đức – Chi phí vận hành và hóa đơn
Quy định khoản tạm ứng, thời hạn mười hai tháng, thời hạn phản đối và quyền xem chứng từ. - Quy định về chi phí vận hành – Danh sách các loại chi phí
Liệt kê những khoản vận hành thường xuyên có thể được thỏa thuận chuyển cho người thuê. - § 7 Quy định về chi phí sưởi – Phân bổ chi phí nhiệt
Quy định tỷ lệ chi phí sưởi được phân bổ theo mức tiêu thụ đã đo. - § 7 Luật phân chia chi phí CO₂ – Thông tin trong hóa đơn sưởi
Quy định cách ghi phần chi phí CO₂ của người thuê, cơ sở tính và quyền giảm khi thiếu thông tin.
Việc đánh giá một hóa đơn phụ thuộc vào hợp đồng thuê, loại tòa nhà, kỳ quyết toán và từng chứng từ cụ thể.
Khi có số tiền lớn hoặc tranh chấp về quyền giữ lại tiền, hãy tìm tư vấn từ hội người thuê hoặc luật sư chuyên về thuê nhà.
Cập nhật lần cuối: 15.07.2026
Lưu ý: VietĐức.info cung cấp thông tin dễ hiểu để hỗ trợ định hướng. Nội dung trên trang này không thay thế tư vấn pháp lý hoặc việc kiểm tra hóa đơn cụ thể bởi người có chuyên môn.